Quản trị là gì? Đặc điểm, chức năng, vai trò với doanh nghiệp

Bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia cũng cần có hoạt động quản trị để làm nên thành công và làm việc có hiệu quả nhất. Vậy quản trị là gì? Đặc điểm, chức năng và nội dung cần thực hiện ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Quản trị là gì?

Theo Wikipedia, quản trị là việc sử dụng một nguồn lực hữu hạn để đạt mục tiêu đặt ra. Hiểu đơn giản là việc tận dụng tốt nhất các nguồn lực nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất.

Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell:

“Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà trong đó, các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”

Theo James Stoner và Stephen Robbins:

“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Từ đó rút ra kết luận, quản trị sẽ đưa ra kế hoạch mà ở đó con người sẽ lãnh đạo, kiểm soát công việc, nhân lực và vận dụng một cách hiệu quả để hoàn thành mục tiêu đã định ra.

Bản chất của quản trị là gì?

Bản chất của quản trị đó chính là tạo ra những giá trị thặng dư và lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, quản trị sẽ giúp tìm ra cách thức phù hợp để công việc đạt hiệu quả cao nhất với mức chi phí thấp nhất. Hoạt động quản trị cần phải có 3 yếu tố cơ bản:

• Chủ thể quản trị: Đây là nhân tố tạo ra tác động quản trị, đối tượng bị quản trị phải chịu tác động đó, và chúng diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục. Chủ thể quản trị có thể gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng thường là một tập thể, tổ chức, máy móc, thiết bị,….
• Mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị: Chúng là căn cứ để tạo ra các yếu tố tác động.
• Nguồn lực: Yếu tố này giúp chủ thể quản trị phân phối, kiểm soát, khai thác trong khi quản trị.

4 chức năng cơ bản của quản trị

Chức năng hoạch định

Chức năng này giúp phối hợp hoạt động giữa nhân viên mang đến sự hiệu quả trong quá trình làm việc.

Bao gồm các hoạt động:

• Xác định mục tiêu, phương án hoạt động.
• Lên kế hoạch các chương trình hành động
• Tạo lịch trình hành động chi tiết
• Đưa ra kế hoạch kiểm soát
• Phát triển tổ chức

Chức năng tổ chức

Công việc này yêu cầu cần sự phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý. Ngoài nhân lực, quản trị còn sắp xếp máy móc, kinh phí cho tổ chức.

Bao gồm các hoạt động:

• Thiết lập sơ đồ tổ chức
• Mô tả chi tiết nhiệm vụ của các bộ phận
• Xây dựng bộ tiêu chuẩn cho từng công việc.

Chức năng lãnh đạo

Đây là những tác động của nhà quản trị đối với cấp dưới, bao gồm các hoạt động:

• Lãnh đạo, chỉ huy các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Động viên, khích lệ tinh thần nhân viên.
• Thiết lập quan hệ giữa người quản trị và nhân viên.
• Thiết lập quan hệ giữa người quản trị và những bộ phận cấp cao khác.

Chức năng kiểm soát

Hoạt động quản trị phải kiểm soát hoạt động vận hành trơn tru, theo mục tiêu và phương hướng đưa ra. Từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết khi có sự cố xảy ra.

Các đặc điểm chính của hoạt động quản trị

Tính khoa học và tính nghệ thuật chính là 2 đặc điểm chính của hoạt động quản trị:

Tính khoa học

Tính khoa học của hoạt động quản trị phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

• Đảm bảo sự vận động tất yếu của quy luật khách quan. Theo đó, việc quản trị cần phải dựa trên kiến thức theo quy luật chung của tự nhiên và xã hội thông qua các thành tựu khoa học. Ví dụ như: triết học, xã hội học, toán học, tin học, công nghệ học,…
• Phải sử dụng các biện pháp, kỹ thuật thực hiện các công việc như: thiết kế cơ cấu tổ chức, kiểm tra, thiết lập chiến lược,…
• Đảm bảo sự phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị kiên trì sử dụng các nguyên tắc và vận dụng linh hoạt vào các hình thức, phương pháp với kỹ năng phù hợp cho từng hoàn cảnh.

Tính nghệ thuật

Nghệ thuật trong quản trị bao gồm các kỹ năng, bí quyết, mưu mẹo để đạt được mục tiêu mong muốn. Tính nghệ thuật trong quản trị được thể hiện như sau:

• Nghệ thuật sử dụng người: Nếu biết cách sử dụng người đúng việc, nắm bắt được khả năng của họ thì họ sẽ cống hiến nhiều nhất cho doanh nghiệp, tổ chức.
• Nghệ thuật giáo dục con người: Bao gồm các hoạt động như khen, chê, phê bình, kỷ luật,….Quản trị cần biết cách áp dụng với ai và nên áp dụng theo hình thức nào.
• Nghệ thuật ứng xử: Thể hiện trong quá trình giao tiếp thông qua cách nói, thái độ phù hợp với người nghe,…Trong đó, nghệ thuật giao tiếp mà quản trị cần có đó là thái độ chân thành, tôn trọng, hòa nhã và khiêm tốn,…

Quản trị đóng vai trò như thế nào đối với tổ chức và doanh nghiệp?

Một số vai trò chủ yếu của hoạt động quản trị đối với tổ chức, doanh nghiệp như sau:

• Có thể nói, quản trị là hoạt động quyết định đến sự thành công của tổ chức. Nếu không có quản trị, tổ chức, doanh nghiệp sẽ hoạt động không có quy củ và hiệu quả.
• Quản trị giúp đưa ra phương hướng để mọi người phối hợp làm việc với nhau hiệu quả hơn. Từ đó đạt được các mục tiêu đề ra.
• Quản trị giúp kiểm soát, điều khiển quy trình thực hiện và tạo ra hệ thống phối hợp ăn ý với nhau giúp duy trì hoạt động, đạt được mục tiêu với chi phí thấp nhất.
• Quản trị giúp kết nối các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp với nhau thông qua các hoạt động.
• Kết nối đối tác, tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài để duy trì mối quan hệ lợi ích lâu dài.
• Nhà quản trị sẽ phê duyệt mọi quyết định của doanh nghiệp, từ đó tạo nên sự đồng nhất với việc phân bổ nguồn lực hợp lý.

Công tác quản trị bao gồm các nội dung nào?

3 nội dung chủ yếu cần thực hiện trong công tác quản trị như sau:

• Chủ thể quản trị

Đây là nhân tố tác động tới quản trị và các đối tượng quản trị. Theo đó, các đối tượng bị quản trị có thể chịu tác động từ chủ thể quản trị một hoặc nhiều lần.

• Mục tiêu đề ra

Mục tiêu đưa ra được xem là căn cứ giúp chủ thể đưa ra các tác động đến đối tượng quản trị. Theo đó, đối tượng bị quản trị có thể là một nhóm người, tổ chức hoặc các thiết bị, máy móc.

• Nguồn lực

Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và các yếu tố khác. Theo đó, việc chuẩn bị nguồn lực đầy đủ sẽ giúp chủ thể vận hành doanh nghiệp tốt hơn.

Sự khác nhau của quản trị và quản lý

Bạn có thể tham khảo sự khác nhau của quản trị và quản lý trong bảng so sánh dưới đây:

Thế nào là nhà quản trị?

Nhà quản trị là những người điều khiển công việc của người khác trong một tổ chức, doanh nghiệp. Họ sẽ đưa ra các kế hoạch, phương án, sau đó tổ chức chỉ đạo, giám sát và phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Điều quan trọng là nhà quản trị phải hoàn thành nhiệm vụ với số lượng nguồn lực ít rất có thể.

Có 3 cấp bậc nhà quản trị bao gồm:

• Quản trị viên cấp cao
• Quản trị viên cấp trung gian
• Quản trị viên cấp cơ sở

Nhà quản trị cần có những kỹ năng gì?

Một số kỹ năng cần có của nhà quản trị:

• Kỹ năng nhân sự: động viên, khích lệ tinh thần nhân viên, điều phối, sắp xếp và lãnh đạo nhân viên và giải quyết mâu thuẫn khi cần thiết.
• Kỹ năng nhận thức: Khả năng lên kế hoạch, tư duy chiến lược, xử lý thông tin và giảm thiểu rủi ro.
• Kỹ năng chuyên môn: Sự hiểu biết về chuyên môn, phân tích, giải quyết vấn đề, nắm rõ được các phương pháp chuyên môn, thiết bị,…

Trên đây là những thông tin chi tiết về quản trị là gì, những đặc điểm và chức năng chủ yếu của quản trị. Hy vọng rằng, bài viết trên đã chia sẻ tới bạn những thông tin hữu ích.